Team Document

Modernes Aufgaben- Dokumentenmanagement Software

Alltag in Unternehmen: Schritt für Schritt in eine digitale Welt 

Fakten;

- Dokumenten-Missmanagement kostet 40 bis 60% der Arbeitszeit, 20 bis 45% der Gehaltskosten, 12 bis 15% des Umsatzes.
- Täglich werden 200 Millionen Seiten Papier in Ordner abgeheftet und mehr als 250 km neue Aktenordner angelegt.
- 3% aller Akten gehen verloren, im Durchschnitt kostet es 100 EUR eine verlorene Akte wieder herzustellen.
- Durchschnittlich wird jedes Dokument 5 mal kopiert.
- Im Zeitablauf des Dokumentenlebenszyklus fallen allein 7% auf den Transport
- Die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten frisst durchschnittlich 5-15% des Umsatzes europäischer Unternehmen auf

Quellen: Gartner Group: Document Management Choices Improve for SMB Audience, The Essential Client/Server Survival Guide, IDC: Doc #34822 /
Customer Needs and Strategies, Harald Klingelhöller: Dokumentenmanagementsysteme, International Data Corporation (IDC)

Informationen sind in einer sich zur Wissensgesellschaft wandelnden Gesellschaft essentiell.
Informationen müssen schnell und eindeutig verfügbar sein. 

 

 

TeamDocument
Ein modernes System für das Dokumentenmanagement und die Repräsentation von Arbeitsprozessen.

Eine papierlose Lenkung und Verteilung Ihrer Dokumente minimiert Zeitaufwand und Fehlerquellen. Pflegen und verwalten Sie qualitätsrelevante Dokumente komfortabel mit TeamDocumet und sichern Sie so die Aktualität der Unterlagen im Unternhemen und am Arbeitsplatz. 

 

Projekte - Teams - Abteilung - Bereiche - Standort - Unternehmensweit

   

 

Die intuitive Oberfläche ist leicht bedienbar und auch für den neuen Anwender sofort verständlich.

 Mandantenfähig, flexible Benutzerverwaltung und Rechtevergabe

Eine papierlose Lenkung und Verteilung Ihrer Dokumente minimiert Zeitaufwand und Fehlerquellen. Pflegen und verwalten Sie qualitätsrelevante Dokumente komfortabel mit TeamDocumet und sichern Sie so die Aktualität der Unterlagen im Unternhemen und am Arbeitsplatz. Informationen sind in einer sich zur Wissensgesellschaft wandelnden Gesellschaft essentiell. Informationen müssen schnell und eindeutig verfügbar sein.

 

 

Intuitives Messaging-System "Ohne Medienbruch"
 

Um die Kommunikation unter den Mitarbeitern zu vereinfachen, bietet Ihnen TeamDocument ein internes Messgin-System.

 

TeamDocument bildet in einfachen Schritten die Struktur Ihres Unternehmens ab und füllt diese mit einer uneingeschränkten Vielfalt von Dokumenten. Ein integrierter Workflow mit Kommunikationsstrukturen ermöglicht die transparente und sichere Bearbeitung von Dokumenten und deren Rückführung in erhöhter Version in das System.

TeamDocument verhindert den Informationsüberfluss, begrenzt den Informationstransport, da kein Bewegen von Dokumenten mehr von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz, verhindert Medienbrüche und führt so zu einer kontinuierlichen Verbesserung der Arbeitsprozesse.

 

Ein zentrales, webbasiertes Dokumentenmanagement und Archivierung

 

 

Dokumentenmanagement-Software leicht und intuitiv zu bedienen über die Drag and Drop Funktion.  

 

Auszug Funktionsübersicht TeamDocument : 

  • Webbasierte Unternehmensweite, zentrale Dokumentenmanagement
  • Visuelle Darstellung von Dokumentenstrukturen
  • Sichere Dokumentenbearbeitung über Ein- und Auscheckvorgänge
  • Zugriffsregelungen durch Gruppen-und Benutzerberechtigungen
  • Intuitive umfangreiche Suchfunktion durch Suchfilter und Verschlagwortung
  • Komfortable Stammdatenverwaltung
  • Vollautomatische Archivierung
  • Kompatibilität aller gängigen Dateitypen
  • Integrierte Scan-Funktion
  • Ähnlichkeitsprüfung von eingefügten Dokumenten
  • Optional Implementierung einer digitalen Signatur
  • Optional PDF-Konvertierung
  • Kompatibel mit allen gängigen Dateitypen
  • Rechte und Rollenbasiert
  • Anhängen von beliebigen Dokumenten wie z.B. Bilder,Dok.,Videos, CAD, etc.
  • Sichere Dokumentenbearbeitung über Ein- und Auscheckvorgänge sowie Speicherung des Änderungsprotokolls
  • Variable Hierarchiestruktur mit Untergliederungsmöglichkeiten
  • Zugriffsbeschränkungen auf Dokumente durch ebenenbezogene Benutzer- und Gruppenberechtigungen.
  • Informationsverteiler (Informations- und Kommunikationsfluss)
  • Abbildung der Historie Versionshistorie
  • Upload kompletter Ordnerstrukturen inklusive enthaltener Dokumente
  • Vollautomatische Archivierung von Dokumenten und Hierarchiestrukturen
  • Netzwerkweite Verfügbarkeit durch Webfrontend
  • Komfortable Administrationsfunktionen zur schnellen Verwaltung der Stammdaten
  • Archiv und Revisions-Funktion
  • Multilingual / Mehrsprachigkeit
  • Multimandantenfähigkeit (Konzern, Division, Business Unit, etc..)
  • Portal-Integration mit TeamOne Software (Aufgabenmanagementsystem)
  • Offene Schnittstellen zu 3rd-Party Tools (Microsoft Office, SAP, ORACLE, BI-Tools, etc.)
    u.a.

 

 

Erfahrungen aus der Praxis: 


  Das Ford Forschungszentrum in Aachen ist der einzige Forschungsstandort der Ford Motor Company außerhalb der USA.

Für ein EU – Großprojekt mit insgesamt 28 Partnern – darunter 8 Automobilhersteller – nutzen wir TeamDocument als webbasiertes Dokumentenmanagement. TeamDocument bildet innerhalb des EU-Projektes für alle Partner den gesamten Dokumentenworkflow ab. Klare Strukturen und intuitive Bedienbarkeit ohne nennenswerten Schulungsaufwand machen es für uns zu einem effizienten Werkzeug, das die Zusammenarbeit im EU-Projekt mit allen Partnern wesentlich vereinfacht.

(Ford Forschungszentrum in Aachen)

 

  

   SAINT-GOBAIN GLASS Deutschland GmbH

Wir haben TeamDocument und TeamOne an unserem Firmensitz in Herzogenrath, sowie TeamOne in fünf weiteren Werken eingesetzt.
Die Verwaltung der Dokumente ist mit Einführung von TeamDocument stark vereinfacht und auch deutlich sicherer geworden.


Mit TeamOne haben wir nun auch ein Maßnahmenverfolgungstool, das die nötige Klarheit und Übersichtlichkeit bietet. Die Aufgaben/Maßnahmenverfolgung mit TeamOne ist optimal. Ich bin sehr zufrieden mit beiden Programmen.

(Zentrales Management SAINT-GOBAIN GLASS Deutschland GmbH )


Mit TeamDocument bringen Sie Ihre Dokumente zum "Leben" und schaffen so mehr Unternehmenswissen.