TeamDocument

Nachhaltige Wissensgenerierung durch digitales Dokumentenmanagement

Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran, doch in vielen Büros stapeln sich nach wie vor Papierberge. Dabei können Dokumentenmanagement-Systeme und moderene Dokumentenscanner Unternehmen in ein paar Schritten der digitalen Transformation näher bringen.

 

Hauptprobleme:

  • Suche nach dem richtigen Dokument: Zeitverluste bei ungeordneten Ordnerstrukturen
  • Fehlendes Wissen über Updates und Änderungen eines Dokuments
  • Informationsflut: Vervielfachung von gleichen Dokumenten sprengt Datenbänken

 

Ziele:

  • Effiziente Nutzung des Unternehmenswissens
  • Nachhaltiges Dokumentenmanagement in digitaler Form

 

Digitaler Wandel kann als Chance genutzt werden, wenn eine solide Grundlage besteht. Diese Grundlage ist ein nachhaltiges Dokumentenmanagement, um eine moderne Form der Arbeit 4.0 im Unternehmen entstehen zu lassen.Das Unternehmen lebt von seinem Erfahrungswissen, arbeitet mit Datensätzen und entscheidet anhand von Informationen. All diese Informationssätze in Form von Dokumenten müssen strukturiert verankert und effizient nutzbar gemacht werden.
TeamDocument erlaubt durch Drag und Drop ein Redesign bestehender Ordnerstrukturen und schafft somit langfristige und nachhaltige Ordnung, Struktur und Systematik im Dokumentenmanagement.


Automatische Volltextindizierung ermöglicht in Bruchteilen von Sekunden bis zu 170 Dokumente zu finden.

Ebenso erleichtert Verschlagwortung durch Schlüsselwörter die Dokumentensuche für die Mitarbeiter. 

Versionierung und Archivierung erlauben alte Dokumente automatisch zu verlagern, um Mitarbeitern stets die aktuellste Version zur Verfügung zu stellen. 

Beim Hochladen von Dokumenten wird automatisch die inhaltliche Überprüfung vorhandener Dokumente im System durchgeführt, was somit Unmengen an Redundanz verhindert.

 

Informationen sind in einer sich zur Wissensgesellschaft wandelnden Gesellschaft essentiell. Informationen müssen schnell und eindeutig verfügbar sein. 

 

Die intuitive Oberfläche ist leicht bedienbar und auch für den neuen Anwender sofort verständlich

Eine papierlose Lenkung und Verteilung Ihrer Dokumente minimiert Zeitaufwand und Fehlerquellen. Pflegen und verwalten Sie qualitätsrelevante Dokumente komfortabel mit TeamDocumet und sichern Sie so die Aktualität der Unterlagen im Unternehmen und am Arbeitsplatz. Informationen sind in einer sich zur Wissensgesellschaft wandelnden Gesellschaft essentiell. Informationen müssen schnell und eindeutig verfügbar sein.

                                          

Intuitives Messaging-System 

Um die Kommunikation unter den Mitarbeitern zu vereinfachen, bietet Ihnen TeamDocument ein internes Messaging-System.

 

TeamDocument bildet in einfachen Schritten die Struktur Ihres Unternehmens ab und füllt diese mit einer uneingeschränkten Vielfalt von Dokumenten. Ein integrierter Workflow mit Kommunikationsstrukturen ermöglicht die transparente und sichere Bearbeitung von Dokumenten und deren Rückführung in erhöhter Version in das System.

TeamDocument verhindert den Informationsüberfluss, begrenzt den Informationstransport, da kein Bewegen von Dokumenten mehr von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz notwendig ist, verhindert Medienbrüche und führt so zu einer kontinuierlichen Verbesserung der Arbeitsprozesse.

 

TeamDocument als zentrales, webbasiertes Dokumentenmanagement:

Mit TeamDocument bringen Sie Ihre Dokumente zum "Leben" und schaffen so mehr Unternehmenswissen. 

  

 

Erfolge zeigen Wirkung - Referenzen


  

Ford Forschungszentrum in Aachen 

"Für ein EU – Großprojekt mit insgesamt 28 Partnern – darunter 8 Automobilhersteller – nutzen wir TeamDocument als webbasiertes Dokumentenmanagement. TeamDocument bildet innerhalb des EU-Projektes für alle Partner den gesamten Dokumentenworkflow ab. Klare Strukturen und intuitive Bedienbarkeit ohne nennenswerten Schulungsaufwand machen es für uns zu einem effizienten Werkzeug, das die Zusammenarbeit im EU-Projekt mit allen Partnern wesentlich vereinfacht."

  

   

SAINT-GOBAIN GLASS Deutschland GmbH

"Wir haben TeamDocument und TeamOne an unserem Firmensitz in Herzogenrath, sowie TeamOne in fünf weiteren Werken eingesetzt.
Die Verwaltung der Dokumente ist mit Einführung von TeamDocument stark vereinfacht und auch deutlich sicherer geworden.

Mit TeamOne haben wir nun auch ein Maßnahmenverfolgungstool, das die nötige Klarheit und Übersichtlichkeit bietet. Die Aufgaben/Maßnahmenverfolgung mit TeamOne ist optimal. Ich bin sehr zufrieden mit beiden Programmen." (Zentrales Management SAINT-GOBAIN GLASS Deutschland GmbH)